Yleistä

WinMind oy tarjoaa sosiaali-alan ammattilaisille ja henkilökunnalle tarkoitettuja SaaS-pohjaisia sovelluksia. WinMind oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja Winmind oyn asiakas toimii rekisterinpitäjänä Winmind App ja Winmind ammattilais osion osalta. Winmind oy toimii rekisterinpitäjänä, tuotekehitykseen liittyvän palaute osion ja ja evästetietojen osalta. 

Verkkosivuston vierailijoille ja työnhakijoille 

Winmind oy kerää sivuston käyttäjistänsä tietoja, jotta voi parantaa ratkaisujen käytettävyyttä, sekä tarjota käyttäjälle parempaa käyttökokemusta. Winmind oy toimii rekisterinpitäjänä seuraavissa käyttötarkoituksissa.

Rekisterin nimi: Pakolliset evästetiedot

• Kerättävät tiedot: Pakollisten evästeiden avulla kerättävistä tiedoista henkilöt eivät ole tunnistettavissa. Evästeet ovat tekstitiedostoja, joita sivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteille.

• Käsittelyn tarkoitus: Pakolliset evästeet sisältävät tietoja, jotka liittyvät istunnon hallintaan, kuten palveluiden tarjontaan käytetty sijainti. Näitä evästeitä käytetään, jotta sivusto toimii oikein ja on miellyttävä käyttää.

• Oikeusperuste: WinMindin palveluissa käytetään pakollisia evästeitä osana palveluiden toimivuuden varmistamista.
• Säilytysaika: 2 vuotta.

Rekisterin nimi: Valinnaiset evästetiedot ja suostumukset

• Kerättävät tiedot: Analytiikkaevästeet sisältävät kävijätilastoja, kuten käytetyn selaimen tiedot ja laitteen näytön resoluution.

• Käsittelyn tarkoitus: Analytiikkaevästeitä käytetään sivuston käytön analysointiin ja palvelun kehittämiseen. Evästeiden avulla palvelun kehittäjät saavat arvokasta tietoa palvelun parantamiseksi.

• Oikeusperuste: Rekisteröidyn sivustolla antama tietosuoja-asetuksen mukainen suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

• Säilytysaika: Riippuu rekisteröidyn suostumukseen voimassaolosta. Poistetaan viimeistään kahden vuoden päästä tietojen keräämisestä.

Rekisterin nimi: Asiakaspalauterekisteri

• Kerättävät tiedot: Palautteen yhteydessä ei kerätä henkilötietoja, vaan vastaukset on tarkoitettu annettaviksi anonyymisti. Mikäli palautteenantaja jättää henkilötietojaan palautteen yhteydessä, ne poistetaan palautteen käsittelyn jälkeen.

• Käsittelyn tarkoitus: Asiakaspalautteilla kerätään tietoa muun muassa palvelun toimivuudesta, luotettavuudesta ja käytettävyydestä. Tietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on tarpeen, kuten palautteeseen vastaamiseksi.

• Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakaspalautteiden käsittelyssä.

• Säilytysaika: Asiakaspalauterekisterin tietoja säilytetään palautteen käsittelyn ajan. Jos palautteeseen sisältyy henkilötietoja, ne poistetaan käsittelyn päätyttyä.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Winmind Oy
Y-tunnus: 3273873-9
Osoite: Kuusikkotie 31 D 31, 42500 Kouvola
Sähköposti:niko.wass(at)winmind.fi
Puhelin: 0406628869

Henkilötietojen siirto alihankkijoille

Henkilötietojen käsittelyyn käytetään alihankkijoita. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä tekevät alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Kansainväliset henkilötietojen siirrot

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sallimaa siirtomekanismia.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään tietoturvallisuus ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Rekisterinpitäjä arvioi käsittely toimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä toteuttavat tarvittavat tekniset ja organisatoriset keinot henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietojen suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja: käyttövaltuushallinta, laitteistojen ja tiedostojen suojaus sekä käsittelyn ohjeistus ja neuvonta. Rekisterinpitäjä edellyttää käyttämiltään alihankkijoilta ja yhteistyökumppaneiltaan asianmukaisia suojatoimenpiteitä.

Rekisteröidyn oikeudet

1. Oikeus tarkastaa tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään, ja pyytää niistä kopio. Tämä oikeus sisältää myös tiedon siitä, mihin tarkoituksiin ja millä perusteella tietoja käytetään.
2. Oikeus korjata virheelliset tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista tai täydentämistä.
3. Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, mikäli tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen tai niiden käsittelylle ei ole enää lainmukaista perustetta.
4. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen: Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, hän voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa vaikuttamatta sitä ennen tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
5. Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, erityisesti, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai liittyy suoramarkkinointiin.
6. Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröity voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun tietojen paikkansapitävyys on kyseenalainen tai kun tietojen säilyttäminen on tarpeen oikeudellisten vaatimusten vuoksi.
7. Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun tai järjestelmään.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Pyyntöjen käsittelyssä rekisterinpitäjä voi pyytää vahvistusta henkilöllisyydestä.

WinMind-sovellusten tietosuojaseloste loppukäyttäjille

Tämä osio tietosuojaselosteesta kuvaa, miten yleisesti sovelluksemme käsittelevät tietoja ja miten huolehdimme tietoturvasta. Winwind noudattaa aina asiakkaan antamia ohjeistuksia tietosuojaan ja yleiset tietoturvan tai käsittelyn perusteet voivat poiketa rekisterinpitäjän ohjeistuksista. Mikäli on epäselvyyttä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään varmistaaksesi tietojesi käytön.

Roolimme tietojen käsittelijänä

WinMind ei kerää henkilötietoja käyttäjältä, tämän laitteelta tai muutenkaan. Winmindin käsittelee henkilötietoja Rekisterinpitäjän ohjeistusten ja osapuolten välisen sopimuksen mukaisesti.

• Asiakasorganisaatio, joka käyttää sovellustamme, vastaa tietojen keräämisestä, tallentamisesta ja käsittelystä.

• Asiakasorganisaatio ja Winmind sopivat yhdessä käsittelyn periaatteet ja tietoturvan riittävän tason

• Henkilötietojen käsittely tapahtuu kyseisen organisaation ohjeiden ja ehtojen mukaisesti.

Sovellusten käyttö edellyttää:

• Asiakassopimusta Winmindin ja Asiakkaan välillä.
• Käyttäjätilin luontia ja ylläpitoa organisaatiolta, joka on WinMindin asiakas.
• Yksilöivää käyttäjätunnusta, jolla henkilö voidaan tunnistaa Asiakkaan organisaatiossa.

WinMind ei käytä WinMind-sovelluksen tietoja omiin tarkoituksiinsa. WinMind voi luoda järjestelmässä olevien tietojen pohjalta anonymisoidun aineiston, jota voidaan käyttää tutkimus- ja tilastointi tarkoituksiin. Tutkimuskäyttöä varten tutkijan tulee hakea erikseen tutkimuslupaa. WinMindiltä. Tutkimusaineisto pyritään aina minimoimaan, ja tutkimukset toteutetaan aina ilman henkilötietoja. Anonymisoitua tutkimusaineistoa voidaan käytää esimerkiksi seuraamaan nuorten hyvinvoinnin tilaa Suomessa tai asiakkaan ympäristössä. WinMind on varmistanut, että anonymisointi prosessi on tehokas ja peruuttamaton. Lisäksi WinMind tarkistaa anonymisointi prosessinsa tehokkuuden säännöllisesti varmistaakseen, että teknologinen kehitys ei heikennä anonymisoinnin pysyvyyttä.

Miten suojaamme tietosi

Tietoturva on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme sovelluksissa mm:

• Salausteknologioita: Kryptatut tietokannat, sekä kaikki palvelulumme tiedot ovat pseudonymisoituja
• Privacy by design: Tietosuojakäytäntömme pohajautuu privacy by design periaatteelle ja kaikessa kehityksessämme huomioimme tietosuojan ensisijaisesti. Tietojen kerääminen ja käsittely tulee perustua tietojen minimointiin. 
• Teknisiä suojatoimia: jotka varmistavat tietojesi luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.

Lisäksi terveydenhuollon organisaatio, johon olet yhteydessä, käyttää omia fyysisiä, hallinnollisia ja teknisiä suojakeinojaan.

Oikeutesi Winmindin toimiessa käsittelijänä.

WinMind ei ole rekisterinpitäjä Winmind App:in tai ammattilaisosion osalta. Henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeudet, kuten tietojen tarkastelu, oikaisu tai poistaminen, tulee osoittaa sovellusta käyttävälle asiakasorganisaatiolle.